电子文件与纸质档案在管理保护技术上的差异.pdf

害有特别重要的意义。
2.3外来磁场和机械震动影响的差异
磁场和机械震动 对 纸质档案 无任何
影响,但它 能使电子文件的磁性 涂层发生
消磁或 磁化, 从 而破坏 记录信号。 因为 电
电子文件与纸质档案在管理保护
子文件的载体材料是磁性物质和光盘,磁
技术 上的差异 性物质中的剩磁感应强度是记录和再现
信息的决定 因素,但它极易受外 界磁场的
□ 张 威
影响。 当外来磁场作用于磁性载体 时 ,它
广州市广园市政建设有限公司,广东 广州 510010
能使磁性 涂层的剩磁发生消磁 或 磁化, 造
成 信号失落或 信噪比 降低 , 破坏 记录信
息,从而影响读出效果。 此外,强烈的机械
摘 要: 本文通过对电子文件与纸质档案在载体寿命、 技术寿命、 信息保护等方
震动也 会 影响磁分子的排 列次序 , 造成 剩
面的差异分析 ,提出了在档案管理中应注意的问题和解决办法 , 为树立现代档案管理
磁衰减而 从, 破坏记录信号。
理念、 提高档案管理水平提供支持。
2.4光线和有体影响的差异 害气
关键词:档案 电子文件 纸质档案 差异
光线和有害气 体对 纸张的 危害主 要
是 促 进纸张发生水解和氧化反应,导致纸
张强度的 降低 , 从 而缩短纸质档案的保存
寿命。而有害气体和光线,特别紫 是 外线,
随着我国档案事业的不断 发展,档案 体和光盘均 有影响。 对 纸张而 言 ,高 温 高
对 电子文件的 破坏力更 大。 二氧化 硫、 硫
的保存方式也发生了翻天覆地的变化。现 湿, 可 促 进纸张发生水解和氧化反应,导
化 氢、 二氧化 氮和氯气 等具有酸性和氧化
代办公的自动化,又产生了类新型文档 致纸张强度的 降低 , 使字迹材料发生扩
性的有 害气 体,在定条件下, 会腐蚀 、 破
文件:电子文件。 认真分析比较电子文件 散、 洇 化现 象 , 从 而缩短纸质档案的保存
坏 磁性载体和光盘, 致使盘基带基 老化、
与纸质档案的差异,取长补短、互为补充, 寿命。而电子文件载体受 度和湿度的影 温
变质和磁粉脱落, 使电子文件信息 丢失。
是个需要研究的问题。 响方式 截然不。同 在首先温度过高湿度 或
光线能使电子文件载体材料发生光氧化
1.载体寿命的差异 过高的 环境 下,聚酯底基易 膨 胀或收 缩变
反应,使盘基带基 老化,强度下 降 。 同时 ,
纸张的寿命取决于纤维素的性质,尽 形 , 且 光盘载体中使用的 塑 料、 铝 和多碳
紫外线的 能量足以破坏 磁性载体的剩磁
管纤维素在定的条件如高温、高湿、酸、 材料也 会很容 易弯 曲变 形 , 这些都会 影响
的 稳 定性,导致信 号衰减,影响磁性记录
酶、氧化剂等作用下,可发生水解和氧化 到激光定和 位精确的束 数据。的读写 其次
信息的。读写效果
反应,使字迹发生扩散。 但只要在档案保 连接底基和磁粉的粘和剂,在 温 度过大的
3.技术寿命的差异
护过程中,注意排除发生两大化学反应所 条件下 会 长霉水解, 使磁性载体材料变
纸质档案信息记录到载体后,就可以
需要的条件,就可以使纸质档案的寿命达 质,直接影响信息再现。 但是如 果环境 湿
脱离其技术手段 、 书写 方 法而独立存在,
到上百年甚至上千年。 度过低 , 在信息 输入时片 基容 易产生静
它的寿命受新 技术发展的影响程度较 小,
电子文件的载体材料是磁性物质和 电,吸 中的尘 附空气 埃而损磁性载体。 坏
主要与介质因素和环境条件有关。只要注
光盘。磁盘和磁带的支持体聚酯底基 2.2尘影响的差异 灰
意温 湿度等环境 条件,不使 其 发生化学反
具有易产生静电而吸引尘埃导致 卷曲、易 对 纸张而 言 , 即 使灰 尘已经对其 产生
应,没有天灾人祸,就可以使期 其长 保存。
与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。 粘 了 实 质性的损 害 ,如磨损纸张、 形成 档案
而电子文件 整个生命 周期都 离不开
和剂起着连接底基和磁粉的作用,它具有 砖 、产生 色斑 和霉斑 等也可 通 过修 复手
产生它的设备技术环境。由于电子文件对
易热胀冷缩、脱落、粘连、磨损、生霉等缺 段 在 很 大程度上恢复其 所记录信息,使纸
计算机系统的 依赖性, 使 ITT 技术的发展
点,直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化 质档案的寿命以 得 长。延而 灰尘电子文对
对 档案 资料的存 储期限也产生了 重要影
物颗粒的剩磁感应强度极易受外磁场影响 件载体的损 坏则很难 恢复, 因为 霉菌分 泌
响。 旦技术过时 ,载体上的信息就 必须
而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行 的酶和有 机酸会 使磁性载体和光盘 数据
转移或者无法读出 , 容 易造成 档案信息的
信息存取的,它呈圆盘状,是由盘基、记录 丢失,使 计算机无法读出原始 信息;磁盘、
丢失。 般说来 ,大 多数 电子文件载体的
介质和保护层等 部 分 成组 。但是 成构前目 光盘表面如 果被划伤 ,记录信息就 会被破
预期寿命 都超 过了 识读 它的 硬件和 软件
光盘的 碲 、 硒 、 碳铝 等化 合 物不稳 定、易氧 坏 和损毁;t 灰 尘中所含的化学 成 分也 会 不
的 技术期限,也就是 说,在 技术不断 创新
易、化 与 液溶碱 发生反应,在激光热 效 应下 同 程度地引起磁盘、光盘的 腐蚀、 降 解, 造
的 今天, 对 电子文件中 数 字化信息的长 期
易物变化 形 。由电子文件载体材料的 于 这 成 记录信息丢失,导致信息不 完整。 旦
存取而 言 , 技术过时 比载体损 坏 是 更为严
特些 性使电子文件的比纸质档案的寿 命寿 灰 尘对 电子文件载体 造成 了损 坏 ,载体上
重的危害。
得多命要短般仅为, 515 年。 所记录的信息可 能会局部丢失 ,影响了信
4.信息保护的差异
环境条件影响的差异2. 息的 完整性,使 原始信息在 计算机系统上
纸质档案保护 工作的 目标 是使档案
2.1度和湿度影响的差异 温 无法被读出 ,导致电子文件 失去了保存 价
的载体 纸张 延 年益寿 , 因为 载体和
不适宜 的 温 度和湿度对 纸张、磁性载 值。 因此, 防止灰 尘对 电子文件载体的 危
记录的信息是 结为 体的,保 住了纸质文
管理观察 总第 487 期
122 公共 管理 121
有会害 特别重 实践。高校思想政 要的意义。 治课教师为达到这样
的 结果必2.3 须处外来磁场和 理好教学机械震 与 科研动影响的差异的关 系 , 仅
重视磁教学效果 场和机械对 震学生 动 对开纸展质档案思想政治无教育 任何
已 影经 响,不 但符 它合 能新使电子文件的磁 形 势性的发展,因此 树 涂立 层科发研生
意 消磁识或、加磁大科研化, 从 而力破度 坏、凝记练录科研信号成。 果来因促为 电
电子文件与纸质档案在管理保护
进子文件的载体材料是磁性物质 教学环境 、提 和高光教学 盘,磁水平已成为高校思
技术 上的差异 想政 性物质中的剩磁感应强度是记 的高治教育课教师们 度共识。为达到 录和再现
效实 析分性
教信学 息的相 决定 长 的 效因果 素,但它极易受 ,高校思想政外 治教育课