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第2章岗位职责及任职条件
第一节 各部门岗位职责
1) 物业公司职责
1、物业公司在集团领导下,实行总经理全面负责制,领导属下所有管理中心,对在管楼盘依法进行管理,为全体业主提供周到、满意的服务,确保集团产业增值。
2、代表业主的根本利益,兼顾当前利益和长远利益,经济效益、社会效益和环境效益,并正确地有机结合。
3、全面落实集团公司有关决定、决议,按照国家和武汉市规定的服务标准和规范以及业主委员会审定的物业管理服务年度计划实施管理服务;
4、根据政府和集团有关达标条件,制订优质楼宇管理和文明小区计划并组织实施。保持住宅和公共设施完好,环境整洁优美、公共秩序良好,保障物业使用方便、安全。
5、按照《物业管理服务合同》约定的要求,做好业主委员会、业主、使用人委托的其他管理服务事项。经常组织对物业管理区域进行全面的巡视、检查,定期对住宅的共用部位、共用设备和公共设施进行养护。
6、定期听取业主委员会、业主、使用人的意见和建议,改进和完善管理服务;调查研究、深入了解业主(住户)对管理服务工作的意见,处理业主(住户)对管理服务工作的投诉,重大问题报请集团领导处理解决。
7、每年向业主委员会报送物业维修、更新费用的收支帐目,接受审核;对住宅共同部位、共用设备或者公共设施的损坏,采取有效保护措施,并按照物业管理服务合同的约定组织进行维修。
8、做好物业维修、更新及其费用收支的各项记录,妥善保管物业档案资料和有关的财务帐册。
9、配合居民委会员做好社区管理、社区服务、安全防范和计划生育等方面的有关工作。
10、积极参与市场竞争,寻找新的经济增长点,对外承接物业管理项目;组织对各新楼盘接管物业的前期介入、验收、移接交等工作。
11、负责在管物业的环境卫生、园区绿化、消防安全、治安保卫以及车辆管理等工作的督促检查和处理。
维护物业公司自身合法权益,寻求合理利润。设置各类综合代办服务项目,
12、制定收费标准。
2)物业公司人事行政部职责
人事行政部是在物业公司总经办直接领导下的综合管理部门,负责公司行政、文秘、档案、总务、后勤、人力资源、工资、社会保险等方面的管理工作,其工作职责为:
1、宣传、学习、研究和掌握党的路线、方针、政策和国家的法律、法规,贯彻执行公司领导的指示和领导办公会议的各项决定决议,深入调查研究,努力掌握第一手材料,为公司领导的工作决策提供可靠的依据。
2、负责公司工作计划、收支计划、总结、规章制度及其它种类文件的起草、拟定、审核、打印、复印、分发和登记工作,负责公司印鉴的使用和管理工作。
3、负责按照公司领导要求及公司需求,对大型会议及各种大型活动进行策划和组织。负责公司级会议的筹备和安排,做好会议记录,整理会议纪要,对会议决定的执行情况进行催办、检查和反馈。
4、管好文书档案和有关资料的管理工作,包括收发、保管、文印、核稿、呈批、催办、收档、调卷和保密工作。
5、协助领导处理日常工作,与各部门适时进行工作协调,监督各部门认真及时地彻执行公司的各项工作决策和指令情况。
6、负责公司对外行政联络和关系协调,做好来信来访的接待安排。负责组织、安排、接待公司来宾,处理各种社会公共关系。
7、负责公司综合性文件、报告、宣传资料的起草和编写公司年度大事记。
8、负责其它各种行政事务性工作:办公安全、消防,环境布置、清洁卫生,网络、通讯,计算机管理,办公秩序维持等。
9、制定物业公司内部统筹安排的各类工作计划并予以实施。
10、根据公司政策和劳动法规,制定相应的人力资源规章制度。负责劳动、人事、工资、社会保险和人力资源内部调配工作。
11、负责人事档案和员工技术档案材料的收集、分类、整理、保管,负责专业技术人员资格的审查、申报、聘任、确认工作。
12、负责编制工资总额计划并组织实施,会同财务做好资金管理,编制工资月报、年报。
13、负责做好物业公司范围内员工的定岗定编。
14、负责各级干部和员工的考核、鉴定、任用、调配、奖惩等工作。
15、及时完成公司领导交办各项工作任务。
培训部职责
1、组织和实施物业公司员工的日常和专项培训工作。
2、负责编制员工教育培训计划并组织实施,完成考核、登记、归档工作。
3、负责组织物业公司员工物业管理持证上岗培训工作。
4、负责ISO9001:2001质量体系文件的培训与贯彻。
5、负责物业公司各个系统的专项与技能培训。
6、负责企业文化的宣贯与培训。
7、及时完成公司领导交办各项工作任务。
4)质量管理部职责
1、贯彻、落实物业公司“急业主所急、想业主所想、全心全意为业主服务”的质量方针,严把物业管理领域的各项质量关。
2、严格按照公司领导安排的各项工作任务、会议决议事项的完成时间节点要求对物业公司所属各单位的工作质量进行检查、监督。
3、严格按照公司各项管理制度、物业公司质量体系文件要求、按“国优”标准以及相关物业法律法规对物业公司所属各单位的管理质量进行检查、监督,及时发现不合格项目,分析原因,并提出纠正/改进建议。
4、通过物业公司“总经理热线”和“总经理信箱”加强与业主及员工的直线沟通,受理业主对物业管理工作不满意投诉,对物业公司所属各单位的服务质量进行检查、监督。
5、负责对物业公司所属各单位的人、财、物方面进行专题检查,做出专题督查报告。
6、定期对各楼盘的物业管理进行质量评估。
7、做好各楼盘质量督查管理工作,及时掌握各类信息,包括各楼盘的工作动向、业主的重大投诉、员工的思想动态、员工的工作氛围以及各类违章违纪等。
8、每月对物业公司所属各单位进行考核,做出考核通报。
9、不定期对各楼盘网上业主论坛进行监控。
10、负责对各物业公司楼盘的日常业务工作进行指导,并根据需要制定下发物业公司统一的工作规范文件和作业指导书。
11、负责对各物业公司各管理中心上报经营项目的收费项目和标准进行审核。
12、负责物业公司所有对外法律文书、示范文件的审核和把关。
13、协助和指导各管理中心解决各类疑难投诉问题。
14、及时完成公司领导交办各项工作任务。
管理中心职责
1、在物业公司的领导下,全面落实公司有关决定、决议,按照国家和武汉市规定的服务标准和规范及业委会审定的物业管理年度计划实施管理服务。
2、负责在管物业区域的治安、消防、环境卫生、业户接待、车辆、公共设备(设施)的维护及社区文化建设等工作。
3、负责在管物业区域人员定岗定编的编制,人员招聘计划的拟制。定期对人员进行考评,考评结果作为人员培训、晋升和岗位调整的依据。
4、定期听取业户意见和建议,改进和完善物业管理服务,处理业户对管理服务工作的投诉、意见与建议。
5、制定社区文化建设工作标准和规章制度,协调整合社区服务和社区活动的场地及设施,制定活动方案并组织实施。
6、负责执行公司的各项规章制度,确保各项制度实施到位。
7、有针对性的对公司员工进行培训,熟悉物业管理和相关的法律法规,提高业务水平和服务质量。
8、协助政府职能部门履行职责,进行社会综合管理。协调与社区居委会的关系。
6)管理中心客户服务部职责
客户服务部是物业管理中心业户服务需求信息、反馈信息的集成中心、业户申请业务的受理部门以及解决业户投诉的协调、指挥中心,同时负责物业公司辖区物业设施、楼宇的日常巡查、管理和业户服务管理费用的收缴,以及楼宇巡查,对涉及业户的维修上门协调、检查等方面,其主要工作职责为:
1、负责业户接待、各类投诉、报修的受理、跟进、回访,并对业户的反馈信息统计、分析,提出改进建议。
2、负责业户满意度调查的策划、组织、实施和对获得信息的整理、统计、分析,提出纠正和预防措施建议。
3、受理业户的各类申请,包括装修申请、