DA_T 92-2022 电子档案单套管理一般要求.pdf

I C S0 1.1 4 0.2 0C C SA 1 4中 华 人 民 共 和 国 档 案 行 业 标 准D A/T9 22 0 2 2电子档案单套管理一般要求G e n e r a l r e q u i r e m e n t s f o r t h e s i n g l e s e t f i l i n g m a n a g e m e n t o f e l e c t r o n i c r e c o r d s2 0 2 2-0 4-0 7发布2 0 2 2-0 7-0 1实施国家档案局发 布541D A/T 9 22 0 2 2 前 言本文件按照G B/T 1.12 0 2 0 标准化工作导则 第1部分:标准化文件的结构和起草规则 的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由国家档案局提出并归口。本文件起草单位:国家档案局档案馆(室)业务指导司、福建省档案馆、福建省档案局。本文件主要起草人:刘芸、黄建峰、丁德胜、宁鹏飞、郑志荣、袁平、陈义群。741D A/T 9 22 0 2 2 引 言随着信息技术的迅猛发展,电子档案日益成为信息记录、传输、交换、利用与共享的重要载体,也成为国家档案资源的重要组成部分。由于电子文件具有可复制、易篡改和依赖设备系统读取等特性,实践中一般要求具有永久保存价值或其他重要价值的电子文件转换为纸质文件或者缩微胶卷同时归档,实行双套管理。随着电子政务快速发展,办公自动化系统、业务系统普遍应用,电子档案管理研究和实践不断深入,电子档案单套管理的条件已经基本成熟,推动电子文件仅以电子形式进行归档和管理,即单套管理已成为信息化条件下需要迫切解决的社会课题。2 0 2 0年6月2 0日修订通过的 中华人民共和国档案法 提出“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”“电子档案与传统载体档案具有同等效力”等要求,为电子档案单套管理提供了原则要求和法律支撑。本文件立足电子档案管理研究成果和实践,遵循 中华人民共和国档案法 关于电子档案管理的基本原则,结合电子文件与电子档案管理、数字档案馆(室)建设等相关标准、规范,规定了实现电子档案单套管理的管理要求与技术要求,有助于解决我国电子档案管理面临的困境,切实推动电子档案单套管理步入正轨、有效运行,加快推进电子档案管理创新发展。841D A/T 9 22 0 2 2 电子档案单套管理一般要求1 范围本文件确立了电子档案单套管理的基本原则,规定了实现单套管理需要在制度建设、系统建设、资源建设与管理、安全管理等方面达到的要求,提出了可行性评估的方式、方法。本文件适用于机关、团体、企事业单位和其他组织对电子档案单套管理,以及对本单位实行电子档案单套管理的可行性评价。2 规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。G B/T 8 5 6 7 计算机软件文档编制规范G B/T 1 8 8 9 42 0 1 6 电子文件归档与电子档案管理规范G B/T 2 2 2 4 02 0 2 0 信息安全技术 网络安全等级保护定级指南G B/T 2 6 1 6 3.12 0 1 0 信息与文献 文件管理过程 文件元数据 第1部分:原则G B/T 2 9 1 9 42 0 1 2 电子文件管理系统通用功能要求G B/T 3 3 1 9 02 0 1 6 电子文件存储与交换格式 版式文档G B/T 3 3 4 7 6(所有部分)党政机关电子公文格式规范G B/T 3 3 4 8 02 0 1 6 党政机关电子公文元数据规范D A/T 2 22 0 1 5 归档文件整理规则D A/T 4 62 0 0 9 文书类电子文件元数据方案D A/T 5 42 0 1 4 照片类电子档案元数据方案D A/T 6 32 0 1 7 录音录像类电子档案元数据方案D A/T 7 02 0 1 8 文书类电子档案检测一般要求3 术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1电子文件 e l e c t r o n i c d o c u m e n t国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构和背景信息组成。来源:G B/T 1 8 8 9 42 0 1 6,3.1941D A/T 9 22 0 2 2 3.2电子档案 e l e c t r o n i c r e c o r d;a r c h i v a l e l e c t r o n i c r e c o r d具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件(3.1)。来源:G B/T 1 8 8 9 42 0 1 6,3.23.3电子档案单套管理 s i n g l e s e t f i l i n g m a n a g e m e n t o f e l e c t r o n i c r e c o r d s 仅以电子形式归档电子文件和管理电子档案的方式。3.4办公自动化系统 o f f i c e a u t o m a t i o n s y s t e m一种用于集成办公活动的信息处理系统。示例:电子政务系统等用于形成、处理和维护电子文件(3.1)的计算机信息系统。来源:G B/T 5 2 7 1.2 72 0 0 1,2 7.0 1.0 2,有修改3.5业务系统 b u s i n e s s s y s t e m形成或管理机构活动数据的计算机信息系统。示例:电子商务系统、财务系统、人力资源管理系统、产品数据管理系统、网站系统、电子邮件系统等促进机构事务处理的应用系统,通常这些系统内部设置相关子系统用于形成、处理和维护电子文件(3.1)。来源:D A/T 5 82 0 1 4,2.3,有修改3.6电子档案管理系统 e l e c t r o n i c r e c o r d s m a n a g e m e n t s y s t e m对电子文件(3.1)、电子档案(3.2)进行采集、维护、利用和处置的计算机信息系统。注:电子档案管理系统通常用于电子档案(3.2)形成单位,更注重对电子档案(3.2)的管理。系统通过维护元数据(3.7)及电子档案(3.2)之间的联系,支持电子档案(3.2)作为证据的价值。来源:D A/T 5 82 0 1 4,2.5,有修改3.7元数据 m e t a d a t a描述电子文件(3.1)、电子档案(3.2)的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。来源:D A/T 5 82 0 1 4,2.1 6,有修改3.8电子签名 e l e c t r o n i c s i g n a t u r e以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。来源:D A/T 5 82 0 1 4,2.2 3,有修改4 总体原则和要求4.1 整体系统原则电子档案单套管理是一项整体性、系统性工作,实行电子档案单套管理应在达到前置性条件(见第5章)的情况下,同时满足制度建设要求、系统建设要求、资源建设与管理要求、安全管理要求,并通过可行性评估。4.2 来源可靠原则实行单套管理的电子档案应由经过授权和确认的法定形成者,在既定的业务活动中,在特定的时间,通过安全可信的系统或电子设备形成。051D A/T 9 22 0 2 2 4.3 程序规范原则电子档案单套管理应明确管理和技术要求,加强电子文件形成、归档和电子档案保存、利用、鉴定、销毁全过程规范化控制,确保各环节程序规范,符合标准规范要求。4.4 要素合规原则电子档案的内容数据、元数据均应符合相关标准要求,各组成要素齐全、完整、规范、可读。4.5 安全管理原则电子档案单套管理应建立健全安全管理体系,采取措施保证电子档案在安全可信环境下管理,确保电子档案管理安全、过程可溯、长期可用、风险可控。5 前置性条件开展电子档案单套管理,应首先满足以下前置性条件:a)电子文件形成、归档和电子档案管理均通过安全可信的系统或电子设备实现;b)具备满足电子档案管理需要的信息化基础设施和必要的管理制度与规范;c)经费和人员配备能够满足电子档案单套管理需要;d)档案、业务、信息化、安全保密等部门建立工作协调机制,分工负责电子档案单套管理工作;e)具备完善的培训机制,针对单位领导、档案管理人员、业务人员、系统管理人员等分角色进行充分培训。6 制度建设要求6.1 应建立相应的管理制度、技术和工作规范体系,保证办公自动化系统、业务系统和电子档案管理系统相互衔接并实现预定功能,支持对电子档案进行全过程管理的需要。管理制度、技术和工作规范应当符合相关法律法规及行业标准,充分发挥作用并被有效执行。6.2 管理制度名称及主要内容宜参照附录A的表A.1制定。管理制度应规定或明确电子档案效力和各部门职责分工,办公自动化系统、业务系统、电子档案管理系统管理流程和运行维护要求,电子文件归档范围,电子档案分类方案与保管期限表,电子文件整理、归档要求,电子档案鉴定、利用、统计与移交要求,电子档案安全(保密)管理要求,电子档案管理培训要求等。管理制度可以根据需要单独或合并制定。6.3 技术和工作规范名称及主要内容宜参照附录A的表A.2制定。技术和工作规范应与6.2协调配合,明确电子档案数据规范、电子档案管理系统接口规范、电子档案存储和备份策略、电子档案转换与迁移策略、电子档案数据恢复方案、电子档案管理应急处置方案。7 系统建设要求7.1 办公自动化系统、业务系统7.1.1 应具备电子文件流转、电子签名、安全认证等功能,具备电子文件在线归档基础条件。7.1.2 应具备完善的电子文件归档功能,支持在线完成电子文件归档。电子文件归档功能至少应包括以下内容:a)支持按照电子档案格式要求形成电子文件及其组件;151D A/T 9 22 0 2 2 b)支持在电子文件形成和流转过程中自动采集电子文件元数据,并形成规范的结构化数据;c)支持在电子文件办理完毕或业务流程结束后,按照规范开展电子文件整理、检测工作;d)支持自动或半自动进行归档鉴定、划定分类和保管期限;e)支持生成包含电子文件及其元数据的存档信息包,按照程序要求向电子档案管理系统归档;f)支持电子签名图形化转化。7.1.3 已运行的办公自动化系统或业务系统无法满足7.1.1、7.1.2条件的,应予以改造。7.2 电子档案管理系统7.2.1 应支持从办公自动化系统、业务系统中在线接收存档信息包实现归档;支持非办公自动化系统和业务系统生成的各类电子文件数据导入归档。7.2.2 应具备采集、检测、登记、分类、编目、著录、电子签名、检索、利用、鉴定、统计、处置、格式转换、审计、移交 等 基 本 功 能,支 持 对 多 种 门 类、多 种 格 式 电 子 档 案 进 行 在 线 管 理。各 项 功 能 应 按 照G B/T 2 9 1 9 42 0 1 2、G B/T 1 8 8 9 42 0 1 6的要求进行设置,相关要求还可见 数字档案室建设指南。7.2.3 应具备电子档案存储与备份管理功能,满足保管期限内电子档案安全保管需要。7.2.4 应支持按照进馆要求向档案馆移交电子档案。7.3 系统部署和衔接7.3.1 电子档案管理系统与办公自动化系统、业务系统宜按照G B/T 3 1 9 1 42 0 1 5定义的整合式或独立式系统关系模式进行部署,实现互联互通。采用嵌入式系统关系模式的,应当满足本单位档案资源统一管理要求。7.3.2 办公自动化系统、业务系统与电子档案管理系统应通过具有可信验证机制的安全接口通信等方式交互,确保电子档案来源可靠。7.3.3 电子档案管理系统开发者应向建设单位移交规范的技术文档。技术文档应按照G B/T 8 5 6 7的规定编制,并包含需求规格说明书、详细设计书、数据库结构、电子档案原文存储结构