工程总承包项目档案管理优化探讨.pdf

1 概述 21 世纪的今天， 工程建设规模逐渐扩大， 工程总承包项目逐 渐增多，对于如何做好工程总承包项目的档案管理始终是工程 建设档案管理者高度关注的焦点之一。关于工程总承包项目档 案管理， 通过真实记录勘测设计和施工过程， 在工程总承包采购 试运行阶段， 结合合同约定， 不仅仅保证工程的高质量建设， 同 时也要做好竣工后的正常检修和维护工作。因此， 总承包项目档 案管理需要规范化的优化管理，论文通过总承包项目档案管理 的实践经验，提出在工程总承包项目档案管理过程中的具体优 化策略， 与大家共同探讨。 2 总承包项目档案管理的现状 近年来，各化工设计企业围绕着建立国际工程公司的战略 目标， 不断开拓工程总承包市场， 在工程总承包项目管理上积累 了不少经验。但是， 工程总承包项目档案管理中存在的档案管理 缺位、 管理制度不统一、 档案管理人员水平参差不齐等问题却普 遍存在， 主要表现在以下方面。 2.1 管理过程中粗放型管理现象比较突出 建设单位和总承包方对国家建设项目档案管理的政策和要求 了解不够深入， 对档案管理的认识相对粗浅。 工程合同中对档案管 理的规定较少， 甚至没有； 建设单位和总承包方往往关注工程质量 和工程进度， 一些建设单位也没有对工程档案的移交提出要求， 从 而忽视了工程的档案管理工作，档案管理工作不能与工程建设进 程实现同步管理， 档案的质量没有办法得到有效的保证； 总承包单 位档案管理部门虽然接管项目档案工作， 但是介入程度不够， 对工 程总承包项目档案管理的监管和执行不够深入细致，部分工程项 目部甚至未设置专职档案管理人员， 导致文件材料流失严重， 文件 资料的系统性、 完整性、 规范性和准确性难以保证。 2.2 项目策划及规划阶段对档案管理的系统性策划不 足 工程总承包档案管理作为档案管理的一项新业务，没有系 统全面的标准可遵循， 也缺乏成熟的经验可参考， 许多工程总承 包项目仍然存在策划规划阶段对档案管理的系统性策划不足的 问题，项目档案管理的统一标准及制度未能随项目建设全过程 开展1。总承包项目实施中经常出现项目已经开工很长一段时间 后， 资料收集利用过程中出现问题时才临时补救、 制定文档管理 办法等相关规定， 交工文件组卷办法等制定更是严重滞后。如此 一来， 资料的收集目标与过程脱节， 交工资料不全、 组卷困难等 现象时有发生。档案管理制度的不健全在一定程度上导致了工 程档案管理无章可循。 2.3 项目执行过程中缺乏专业型档案管理人员的支持 工程总承包项目由于受各种资源限制，实施过程中设置的 专职档案管理人员较少，档案管理人员在管理工程档案的过程 中， 需要严格按照工程的进度进行记录并需要熟悉图纸、 方案等 技术知识和档案归档的专业知识， 还需要严格地按照归档要 求进行档案的整理归档。档案管理人员对工程施工技术和规范 的不熟悉， 造成了技术和资料管理的脱节， 无法正确地编写工程 竣工资料2。就目前来看， 档案管理人员不但对工程技术缺乏了 解， 档案管理知识也同样欠缺， 不能真正满足工程档案管理工作 要求。而工程技术人员只懂得工程施工， 不了解档案管理的相关 规定， 没有资料整理意识。所以各工程总承包单位目前缺乏既懂 工程档案管理又懂工程技术的工程从业人员的支持，对项目的 实施和企业的发展产生不利影响。 3 总承包项目档案管理对于工程公司发展的意 义和重要性 在总承包项目全球蓬勃发展的今日，如何对总承包模式档 【作者简介】 雪红红（1982） ， 女， 陕西西安人， 工程师， 从事总承包项 目档案管理研究。 工程总承包项目档案管理优化探讨 Discussion on File Management Optimization of Engineering General Contracting Project 雪红红 （华陆工程科技有限责任公司， 西安710065） XUEHong-hong (HualuEngineeringfilemanagement;optimization 【中图分类号】F284【文献标志码】A【文章编号】1007-9467（2016）08-0217-02 【DOI】10.13616/ki.gcjsysj.2016.08.118 ProjectManagement 工程项目管理 217 万方数据 ConstructionDesignForProject 工程建设与设计 案管理进行规范化、 系统化、 标准化， 如何运用科学的方法最大 限度地整合并利用资源， 以最少的投入建最好的工程， 使其发挥 最大的经济效益、 社会效益和环境效益将至关重要， 否则将不利 于总承包模式的发展， 也不利于工程公司的发展。而科学的方法 和管理技术来源于实践， 只有实践出真知。因此， 工程公司从所 有总承包项目的经验、 教训、 数据库获取信息是促进公司总承包 项目发展的重要基础。另外， 工程公司各个项目部的档案管理也 是工程公司的一个窗口，也从侧面体现了项目部和工程公司的 项目管理水平。 4 总承包项目档案管理的优化探讨 通过实践与探索，我们总结出总承包项目档案管理工作需 要不断优化， 持续改进， 才能使档案管理在总承包项目建设中发 挥更大作用，档案资料在项目移交后的运行维护中发挥更大的 作用， 在公司的发展中真正体现档案管理的意义。因此， 笔者提 出以下 2 项优化策略。 4.1 强化信息化管理的效率 建立档案管理信息化平台， 重要的是利用这些信息化平台 将总承包项目的档案管理部分与档案大系统、大体系融合起 来， 执行统一规范和要求， 而不是将总包项目的档案管理形成 孤岛， 自行其是。总承包项目档案管理信息平台的建立， 就是以 总承包项目档案分类为基础， 以总承包档案管理存在的问题为 目标， 充分利用现代化技术， 建立现代化的总承包项目档案管 理体系， 进一步做好信息服务， 使档案管理在工程项目中发挥 其重要作用3。 一个企业的工程档案数量庞大， 包含的信息量也大， 但如何 有效地从庞大的档案资料中将可利用的信息提取出来，为总承 包项目业务发展提供参考数据， 就需要建立档案信息化平台。利 用档案信息化平台， 结合已经归档的总承包项目档案信息， 将重 要的、利用率高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的文 件归纳出来，在所有的总承包项目档案管理过程当中重点对这 部分资料进行归档， 并做档案数字化处理。利用信息化平台对所 有的总承包项目资料采用统一的模式进行管理，并采用远程监 控的手段对归档的文件资料进行质量检查。 4.2 优化管理规范、 提升业务水平 4.2.1统一档案管理规定 档案管理规范的制定是进行档案管理的关键，是档案管理 的意义和重要性的体现。根据现有的国家标准和行业标准， 结合 公司档案管理方针， 整合已有的资源， 弥补国家标准及行业标准 中未提及的档案管理内容，针对公司的所有总承包项目制定统 一的总承包项目档案管理规范，对总承包项目档案管理标准及 操作方法作出统一规定， 包括资料的归档方法、 对管理过程进行 记录所采用的表格都有统一出处，使得总承包项目档案管理人 员管理有标准， 操作有依据； 建立统一的档案管理规定， 最终将 总承包项目现场的档案管理工作与公司档案管理工作有效统一 起来。 4.2.2档案管理工作及时跟进、 强化过程控制 在项目管理策划过程中档案部门提前做好总承包项目档案 管理制度的起草， 在项目开工后专业的档案管理人员配备到位， 对各参建单位及档案管理相关责任人进行统一培训；在项目运 行过程中， 及时了解各项目在档案管理过程中存在的问题， 针对 性地进行指导及解答； 建立档案管理考核标准， 定期对总承包项 目档案管理情况进行考核， 查出问题并提出改进方法； 在项目中 间交接及交工资料组卷等重要阶段进行重点指导， 并与各参建单 位及建设单位做好有效的沟通工作， 配合项目对交工资料顺利向 建设单位移交4。 一个大型、 中型的总承包项目建设， 自合同生效至机械竣工 的合同工期一般会持续 12 年甚至更长时间。对整个工期的档 案管理工作进行良好地运筹、 优化和协调， 强化信息化管理的效 率， 提升业务水平， 对档案管理工作的顺利实施具有重要的指导 和保障作用。跟随项目的建设与发展， 持续对档案管理工作进行 优化， 才能发挥档案管理的作用， 体现档案管理的真正意义。 【参考文献】 【1】 丁杰.电力工程建设总承包项目全过程档案管理J.档案管理， 2011,10 (3):88-88. 【2】 张谦.石油化工领域工程公司总承包项目档案管理信息平台规划浅析 J.陕西档案， 2015,3(1):36-37. 【3】 付钰.浅谈工程档案管理存在的问题及解决策略J.办公室业务， 2015 (24):75-88. 【4】 唐丽萍.电力工程建设总承包项目档案全过程管理J.电力勘测设计， 2007,2(3):98-99. 【收稿日期】 2016-08-02 218 万方数据