事业单位岗位说明书的编制技巧与应用.pdf

2 0 1 1 年 第6 期 ( 总 第 1 8 期 ) 质 量技术 监督研 究 Q u a1 i t y a n d T e c h ni c a l S u p e r v i Si O n R es e a r c h NO 6 2011 Ge ne ra1 No1 8 事业单位岗位说明书的编制技巧与应用 蓝丽娟 ，施世兴 ( 福建省特种设箍检验研究院，福建 福州 3 5 0 0 0 3 ) 摘要：本文阐述了往事业 位改革的大背景下，夯实人力资源 础管理，做好 位 说明书编制与应用的重要 性，论述 广 岗位说明书的编制步骤、内容构成与编制技巧，最后，提出 J ， 岗位说明书的具体应用 。 关键词：事业单位； 位说明书；技巧 与应用 岗位说明书是对岗位工作的目的、职责、任 务、权限、任职者婊本条件等内容的书而描述，包 括工作描述和 二 作规范两部分。【 l 】 岗位说明书的编 制与应用是现代人力资源开发与管理的一项重要的 基础性工作，该项工作对于提升组织的人力资源管 理水平，实现组织规范化篱 嘲 具有重要意义。 1事业单位改革是夯实人力资源基础 管理的内在要求 翻翦，事业单位改革的趋势日益明朗。今年4 月初，中央确定 l事业 位分类改革的时间表 ， 预计 U 2 0 1 5 年，将在清理规范基础上完成事业单位 分类；2 0 2 0 年，中国将形成新的事业单位管理体 制和运行机制。这对事业单位现代化的人力资源 管理提 出了更高的要求，尤其足人力资源的各项 基础管殚工作。 工作分析是现代人力资源管理的起 点，岗位 说明书则是工作分析的直接表现形式。【 2 科学的 岗位说 书是建立在 岗位分析的基础上的， 岗位描 述清晰地界定了岗位承担部门赋予的职责和任职 人应该扮演的角色、岗位必须具务的任职资格 、 工作的时问及环境特点、工作 目标等重要的岗位 素， 它不仅仪为岗位评估、薪酬定级提供依据， 还 直接为岗位人员聘用、员工绩效管理、薪酬政策 制定 、员工晋升， 以及员工培训与开发提供依据 ( 如 图 l 所 示 ) 。然而 ，在 事业 单位人 力 资源 管 理的运行过程中，我们发现 ，各单位的岗位说明 ：社普遍存在如下 问题： 是 岗位说明书缺失，有 的部 f 甚至认为岗位说明书没有存在的必要；一 是缺乏岗位说明书的编制技巧，主要表现为对岗 位说明 的内容构成不清、照搬照套现象严重、 语义表述不明等；三是对岗位说明书如何应用没 有清晰的概念。大部分的单位埘 岗位说明书由谁 编写、多久修改一次、怎么用等 问题都没有明确 的计划 ，岗位 说明书处在可有可无的尴尬境地。 显然，倘若解决上述 问题 ，对于完善岗位说明书 的编写与应用，促进事业单位的规范管理具有重 大的参考价值。 收稿日 期：2 0 I I 一0 8 1 9 作者简介：蓝丽娟 ，女 ，福建省特种设 备检验研究院人力 资源部 ，人 力资源管理硕士 施世 兴，男，福建省特种设 备检验研究院人力 资源部 ，经济师，在读博 士 l OO - 万方数据 图 1 岗位说明书的整体框架 2如何 编制 岗位说 明书 关于如何编制 岗位说明书圜内学者大多从岗 位说明节的编! 弓规范、要求、原则等方面进行阐 述。赵红 ( 2 0 1 1 )则从岗位说明书的构成要素为视 角 ， 论述 岗位 说 明书 6 个 构 成 部 分 。 时 缓 等 ( 2 0 1 0 )从阐述事业单位岗位说明书T作职责编写 存在的问题出发，提 编写岗位说明书5 个方面的 要求，如应做好调研 、准备用语等。但学者们对 岗位说明书的要素内容及编写方法、技巧则阐述 得较少，实践操作参考价值不足，因此，本文从 岗位 说明l书的结构、设计步骤 、编写技巧三个方 面，详细阐述岗位说明书的操作内容。 2 1 岗位说 明书的结构 岗位说明书 的结构一般包括8 个要索，即 “ 6 w +2 H ”，这8 个要素基本涵盖了该岗位员工在本单 位的权、责、利 、沟通、流程管理方向等。某项 或 某 类 工作 应 具 备什 么 任职 资格 的 员工 做 ( w h o )，组织期 望该员 1 ： 做些 什么 ( w h a t )，为 谁做 ( w h o m )、为什么做 ( w h y )、在什么时间 ( w h e n )和地点 ( w h e r e )做，如何做 ( h o w t o d o)，以及做完之后 的薪 酬待遇是 多少 ( h O W m u c h )。【 3 J 在实际操作过程中，懒： 会根据各单位 情况进行相应调整。 2 2 岗位说 明书的设计 步骤 2。 2 1准备工作岗位调 查 从岗位 说明书的结构可 以看 出，浅位 说明怕 所涵盖的信息较为丰富， 故在岗位 说明书编写之前 入力资源部应对本单位所有 岗位进行岗位调查。 这样 ， 能了解高层管理者 的意图，了解组织 的 战略定位及 疆标，制定支持战略 目标实现的岗位 职责 岗位描述。湄查的方法通常以问卷调查为 书， 1 f j i 谈为辅，特别是针剐组织内各部门的标杆岗 位。调查问卷的内容鹰包括工作描述与工作规范 两大肉容。岗位捌 问卷南岗位的现任职人填写， 并由其所在部门的负责人审核。 2 2 2 编制工作一工作描述和工作规 范 这 步骤是岗位 说明书编制的实体工作部份， 包括工作描述与工作规范两大部分。工作描述就是 确定岗位： L作的具体特征，是指对相应职位的人的 职责与需要具备的资格、能力要求等的说明。： 作 规范又称岗位规范或任职瓷格，是指任职者要胜任 该项工作必须具备的资格与条件。 4 1 2 1 2 作规范 说明 项工作对任职者在教育程度、工作经验、知 识、技能、体能和个性特征方面的最低要求。 【 _= 作规范是岗位说明书的蘑要组成部分 。本步骤一 般按以 程序进行： 先 ，人力资源部要对岗位 任 职人和部 门负责人进行 岗位说明书编制 的培 训，目的是让岗位说明书编制人 员和审核人员掌 握岗位说明书的编写技巧 。培训结束后，囱任职 人根据实际情况进行岗位说明书编制，并由部门 负责人进行审核、调整，再由部门负责人和岗位任 职人 同确认，最后提交人力资源部审核并发布使 用。值得注意的是，人力资源部进行审核时，要对 单位同一级别岗位的任职资格进行统一确认。 2 2 3维护工作岗位说明书管理 岗位说 明书编制完 成后 ，并不是 成不变 的，而是要根 据实际情 况定期或 不定期进 行修 改。只有实现岗位说明书的动态管理，才能真正 发挥岗位说明书在人力资源管理中的作用。当战 略 弱标发生变化时，为了支持战略 目标的实现 ， 年度计划就需要进行修改，为支持计划实现的组 织结构就要进行相应调整，岗位设霹就会发乍变 化 ( 或 岗位虽然不变，但岗位职责范围会进行相 应调攘 )，而一般组织的年度计划都是以3 年为 限，甚至一年 一调 ，这时候都是进行岗位 说明书 调整的最佳时机。此外，当组织的流程管理发生 雨大变化，企业进行蘑组或兼并等 ，都要进行岗 位说 明书 的相应管理 。总之 ，当浅位的基本信 1 Ol 万方数据 息、职责、工作标准等内容发生变化时，岗位说 明书就需要进行更新与维护。 2 3岗位说明书内容的编制技巧 以某事业单位的岗位说明书为例 ，该 岗位说 明书内容包括岗位綦本状况、岗位综述、部门组 织结构 图、岗位职责、工作标准、工作关系、岗 位任职资格和工作条件。 2 3 1岗位基本状况 岗位艇本信息包括岗位名称、所在部门、薪 酬等级、直接上级、直接下属与维织结构图等8 项 内容。其中直接上级指 向上汇报的直接上级岗位 ( 只能有一个，防止出现 “ 双头领导”现象)。 2 3 2 岗位综述 岗位综述是指该岗位存在的意义和宗旨 ( 即 主要职责与价值使命)， 是岗位职责制定的最基本 依据。岗位综述描述的要点一是组织为什么需要 这个 岗位 ，它为组织整体 目标的完成 承担了什 么；二足该岗位对组织独一无二的贡献足什么。 描述时应尽量简沽 、准确 。它的格式通常采用 “ 三段论” ( 即依据+ 行为+ 结果)。【 5 】 2 3 3部 门组织结构 该部分最容易被忽视，但却最简 实用。通 过部门组织结构图，员 ： 可以迅速 了解 自己在部 门中的位置 以及今后 的晋升方 向，特 别适用于 “ 抽屉式管理 ” ( 是一种通俗 、形蒙的管理术 语，在现代化管理中，也叫做 “ 职务分析 ”。其 主要含义就是在每个管理人员办公桌的抽展墨， 都有一个明确的职务工作规范)。 2 3 4 岗位职 责和工作标 准 岗位职责是实现 位使命的关键领域 I = 作的 概括， 反映 了工作的主要成果或产出而非全部过 程 。 一个部门或科室中所有岗位的职责应能完 全覆盖本部 门或科室的总体职责。职责描述 般 采用陈述语句，按 “ 行为埘 象+ 目的”的形式。每 个岗位的职责一般不超过l 0 条， 并按照职责的重要 性排序 。总的来说，岗位职责描述的是该岗位做 什么，工作标准描述的是该岗位应做到什么程度。 2 3 5 岗位任职 资格 岗位任职资格表示从事该岗位所必备的最基 1 O2 本要求。值得注意的是，填写岗位任职资格不是 以任职人员的实际情况填写 ，而是以胜任本岗位 工作所需要的任职条件进行填写。 表l 给出了慕事业单位设计好的招聘与攀础管 理专员的岗位说明书中( 部分) 具体内容的示例。 表 l 招聘与基础管理专员岗位说明书示例 凇鞠蠢凝档鏖 脒 i镧目 其伴甓蠢 工捧_ 滩 i 麟 办密巍勰姑囊番帮n招雕蒜 控寓糌 ： 撒 芏堆i 十 蛙 洋赛瑚 弩 静计煳： 锗曾料瞪霉睬扶 皂， 舁麓矗卺呐鹅跨 广詈麓择疰栳鹱 涪 遥的 l 髓 涟 莽 ； 招琦厂寄； 应转着； ， 3 多角度应用岗位说明书，提升人力 资源的管理水平 岗位说 明书是组织实现规范化管理的基础性 工作，其结果的应用盛接体现了组织人力资源管 理的水平，具体 应用 紊耍表现在 以下几个 方面 ( 如图2 所示 )： 图2 岗位说明书在人力资源管理中的综合作用 万方数据 3 1制定人力资源规划，确保人力资源 供 需平衡 人力资源规划是组织从发展 魁标 出发，根据 其 内外部环境的变化，预测组织末求发展对人 力 资源的需求，以及为满足这种需要所提供人力资 源 的活动过程。岗位说明书从工作职责和 岗位描 述两方面为确定人员的需求壤、供给量、调职职 务和 任务 、培训等提供可靠 的信 息和 依据。 同 时，为今后员工队伍结构 ( 包括学历 、职称、专 业 、工作经验等)和人员数量 的调整，科学预测 未来人员需求的变动奠定基础。 3 2 为员工招聘提供客观标准，提高选 才、识才的效率与质量 从招聘单位来看，单位 可以利用岗位说 明书 中的 ： 作职责和岗位描述明确招聘对象 ，发布招 聘信息，并依据岗位的特点与要求 ，采心棚应的 面试策略与方法，如管理岗位可采用无领 导小组 讨 论、公文筐测试等方式；专业技术岗位则口 J 采 用结构化面试方式。此外，缀织还 I-=l=】 根据岗位任 职资格来设计瓶试 问题 ，从而招聘到最适合本 位的应聘者 。 从应聘者来看，应聘人 员可根据招聘单位在 招聘信息关 工作职责种任职资格的描述来衡量 自己是否适合这个岗位 ，从而有效地投递简历。 因此，清晰、准确的招聘信息能减少无效简历的 投递，提高简历的筛选效率。 3 3指 引培训 方向 ，做好 三 类培训 一 是对新员工的培训。新员工入职时，可以 借鉴世界五百强公司的 “ 抽屉式管理”，通过学 习 岗位 说 明书 方式 进 行培 训 ，全 方位 地 为新 入职 人 员介绍其关心和关注的基本事项，弓 l 导其开腱 ： 作，使其可 以很快进 入 =_=【 ： 作角色，缩短磨合 期。快速熟悉工作。 二是对在职人员的培训。通过对在职人员进行 素质测评，比较岗位任职人目前所具备的知识、技 能与岗位说明书中所要求的差距，以此确定需要教 育培训的内容和对象，使员 ： 切实学有所用、学有 所成，提高 员工参与培 训的丰动性与积极性 。 三是对职务变动人员的培