事业单位人力资源管理流程优化研究.pdf

2 0 1 3 年第6 期 ( 总第3 0 期) 质量技术监督研究 Q u a l i t ya n dT e c h n i c a lS u p e r v i s i o nR e s e a r c h N O 6 2 0 1 3 G e n e r a lN O 3 0 事业单位人力资源管理流程优化研究 施世兴1 ，2 ( 1 福州大学管理学院，福建福州3 5 0 1 0 8 ) ( 2 福建省特种设备检验研究院，福建福州3 5 0 0 0 8 ) 摘要：随着知识经济时代的到来，组织所处的环境发生了根本性变化，流程优化成为组织变革的利器。文 章基于流程再造理论与现代人力资源管理理论，以T J 事业单位为例，阐述事业单位人力资源管理流程优 化的背景与理论基础，探讨流程再造存在的问题，及通过变革取得的阶段性成果。 关键词：事业单位；流程优化；人力资源 随着知识经济时代的到来，8 0 后、9 0 后开始 走上社会的舞台，各类组织所处的内外部环境开 始发生了根本性变化。特别是在人力资源管理理 念，管理流程方面，呈越演越烈的趋势，引起了 国内外学者的关注。企业的市场环境发生很大变 化，消费者需求趋向多样化、个性化。企业从生 产经营型向经营服务型转变，客户导向成为企业 运营的核心。员工越来越关注工作生活质量的提 高，工作、学习的成长，参与管理的愿望呼之欲出。 互联网技术的应用加快了这一变革，在这样的背景 下，流程优化成为组织获取竞争优势的有力手段。 1 T J 单位人力资源信息管理流程 优化背景与理论基础 T J 单位是一家公益型的事业单位，下设7 个 职能部门，1 1 个业务部门及7 个地市分院，率先 实现垂直管理，走集团化管理路线。人力资源管 理在其5 年来的快速发展中，发挥了重要作用。 通过畅通人才选拔任用渠道，创新高端人才引用、 培养机制，全面完善培训教育体系，建立“三级” 培训体系，搭建和完善公开竞聘、挂职锻炼、“预 就业”培养、职业生涯规划、网络课堂、技术大 收疆日期：2 0 1 3 一0 3 1 3 作者篱介：施世兴男福建省特种设备检验研究院，国家高级人力资源管理师，在读博士 4 9 万方数据 讲堂等6 种平台和渠道，加强人才培养，取得了 显著成效。全院现有职工9 1 6 人，是2 0 0 7 年的2 倍，中高级职称人员从2 0 0 6 年底的1 9 6 人增长到 2 0 1 2 年底的4 0 3 人，是合并之初的1 8 倍，其中 高级职称人员1 3 5 人，教授级高工6 人，检验师 2 7 4 人，高级检验师8 人，博士及博士后1 9 名( 含 在读) ，硕士研究生2 1 3 名( 含在读) 队伍总体 素质不断提升，结构不断优化。 流程优化的思想是基于M i c h a e lH a 衄e r J 锄e sC h 踟I p y l 9 9 4 年提出的流程再造概念，L lJ 是 对流程的“根本性思考”，基于客户导向，以变 革的方式开展对组织、流程、I T 的优化和改善， 通过循序渐进的过程，实现组织的管理进步和业 务目标的达成。它扬弃了流程再造的“彻底性和 剧烈性”的特征。陈加奎、李鑫( 2 0 0 4 ) 认为， 人力资源管理流程再造可以造就复合型的通才， 适应工作流程的重新设计和构建，成为企业再造 过程中的加速器。经过人力资源管理流程再造， 人事部门可以从处理企业大量信息的事务性工作中 解脱出来，进行高附加值的人力资源管理工作。L 2 J 彭剑锋( 2 0 1 1 ) 认为流程化的人力资源管理包括 两个方面：一是人力资源管理的流程化，二是适 应流程优化的人力资源管理模式。赵霞等( 2 0 0 4 ) 从流程再造视角，认为海量数据时代人力资源管 理的变革需要向流程再造、云计算为平台的管理 系统变革。L 3 J 关于流程优化的方法主要有标杆瞄 准法、D M A I C 模型、E S I A 分析法、E C R S 分析法、 S D C A 循环等几种，在使用这些方法对人力资源管 理流程进行优化时，通常有两种方式：一是从技 术层面上寻找问题的解决措施；二是从组织层面 考察事业单位的人力资源管理问题，忽视人力资 源管理在不同时期、不同阶段的侧重点。文中拟 通过梳理事业单位人力资源管理流程存在的问题， 系统搭建高层管理、中层干部及员工参与管理的 平台，以能力提升为目标，进行人力资源管理的 流程优化设计。 5 0 21 J 人力资源管理流程存在的问题 随着我国社会事业改革的不断深入，组织间 的竞争已逐渐演变为人才的竞争，新型的人力资 源部门应转变旧有的管理模式，越来越多的组织 开始采用业务流程再造的方法来进行流程优化设 置。T J 单位在业务扩张过程中，深深地意识到人 力资源管理流程方面存在的问题： ( 一) 信息层面上，信息系统基础薄弱，信 息采集效率低下。 2 0 0 9 年，T J 才开始引进人力资源信息化管理 系统，但该系统存在诸多问题，主要表现在：一 是不具备数据共享和数据分析的功能，不能为决 策工作提供依据，不能为组织整体信息化的实现 和其他相关的信息系统提供必要的数据支持；二 是由于现有系统没有开放对普通员工的查询功能， 只是人力资源管理部门进行简易管理使用，因此 在新员工入职和员工离职或者其他员工信息变动 的时候，对信息进行修改难度较大。个别功能缺失， 如缺少自定义功能，导致人员信息管理存在诸多 问题，不能够实现T J 事业单位人力资源管理的目 标。现有的人力资源管理信息系统只能够单一的 实现一些简单的工作，不能够系统的实现整体的 管理目标；三是信息分散于不同的部门，检验信 息与个人信息无法及时联结，分散的信息形成信 息孤岛，信息不准确，不完整，造成信息利用率低， 影响管理效率，难以有效监控各个业务的运作。 ( 二) 流层层面上，流程未标准化，执行缺 乏强制性。 首先，新招聘的员工进入本单位后，由总部 的人力资源部门的招聘管理专员登记新进员工的 基本信息，填写相关表格，生成人员信息档案。 如果新进员工尚未有明确的分配部门，那么，将 根据部门需求，先安排其入职实习，所在部门分 配其每日的工作表，记录该员工的工作情况。利 用人力资源信息管理系统进行在职员工的出勤信 息的记录，月末有人力资源管理部门的专门人员 进行统计汇总，包括出勤数、缺勤数、请假数和 万方数据 加班等信息。每个季度末，由员工所在部门的直 接上级对其一个季度以来的工作表现进行考核， 填写员工试用期的绩效考核表，包括员工的工作 业绩和行为评价等。在每个季度的首月月初，人 力资源部门的绩效管理专员对职员考核表与考勤 汇总信息进行汇总，交给人力资源管理部门的领 导审查，并保存作为确定其岗位等级及年度绩效 工资的依据，同时根据汇总的信息和工资项目， 并将工资表送到财务部门。最后，各分院人事管 理的工作人员主要负责协助信息的整理与汇总， 然后汇总到总部的人力资源部进行修改。具体流 程如下图1 所示： r 1 薹虹堕丑叵圃 哿回墨乎 图1T J 早期的人力资源管理流程 部分流程设置不科学，造成分院人力资源部 只是进行简单的汇总，而总部人力资源部存在大 量事务性工作，一方面影响了员工信息的准确性， 另一方面也导致分院进行人员信息管理的主动性 缺失。如在进行人员信息变更时，现有的流程是 由各员工将个人信息变更情况直接上报至总部人 力资源部进行修改，分院根据总部人力资源部修 改的信息再进行整理。 ( 三) 系统层面，缺乏长远战略规划，未对 人力资源管理流程进行系统化建设。 T J 率先实现集团化管理后，先后开展了干部 竞聘、员工培训、职业生涯规划、企业文化建设 等内容，但未真正从组织战略的角度考虑人力资 源管理系统化建设问题，对人力资源管理各模块 功能如何形成合力以推动事业的发展并没有很明 确的思路。甚至，在人力资源管理开始着手信息 化建设时，照搬照套人事管理软件，以致人力资 源管理软件没有根据业务性质、特点实现“本土化” 的转变，导致引进的信息管理系统作用有限，不 能为培训、绩效考核等模块提供相应的支持。同时， 没有进行科学的人员招聘需求分析，以致人员中 长期规划工作难以开展。 3 人力管理流程优化的总体思路、 措施与实施效果 T J 推进人力资源管理流程优化的总体思路为： 本着盘活人才队伍建设，提高组织效率，循序渐 进的原则，从高层管理、中层干部与员工等三方 面着手，分层次，分类别明确各类部门、岗位的职、 责、权，提高员工参与管理的积极性，最终达到 提高员工满意度与归属感的目的。在总体思路的 指导下，制定了具体的实施方案，加强对人员及 流程优化的培训，取得了阶段性成果如下： ( 一) 完善人力资源管理体系，优化人事管 理流程。 科学规范了招聘管理、培训管理、绩效管理 等流程，利用统计软件，制定2 9 项人事信息报表， 推进人事月报表工作；建立三级培训体系，从组 织层面、部门层面及个人层面构建教育培训体系。 建立分类明确的职业发展通道，加强对专业技术 职务的评聘工作，强化业绩在职务聘任中的作用。 同时，强化对员工的绩效辅导、执行、反馈面谈 等环节的工作，将绩效管理与薪酬体系有效地结 合在一起。优化后的人力资源管理流程如图2 所示。 ，哆箝专 L 喀曼& ；r 1 ；。卫罄。 基毒憋d ；墨皇塑坚i 墼塑多 竖蓥式 + o 幽辽籼一 厂- J L ： 卜 畿 l i o 幽l涩辈艮严麓黝 掣牵 蕾 一一 J 一 。釜黪 k 塑幽电塑墼 ；曼墨d 委 图2 优化后的人力资源管理流程 2 0 1 1 年，人力资源部对全院各部门、分院提 出的人事问题能够通过人力资源信息管理系统及 5 1 万方数据 时办理，对共性的问题以文件或内部工作联系单 的形式予以规范，全年共发出内部工作联系单1 0 4 份，处理内部文件( 收发文) 9 6 份，确保人事工 作正常运转。 ( 二) 完成本土化、个性化设置，提高员工 质量管理意识。 质量管理是T J 单位得以生存与发展的生命 线，也是其发挥社会效益的重要部分。改进后的 人力资源管理流程增加了员工个人质量管理档案 功能，记录每个员工的工作质量情况，使得员工 的绩效考核得以量化，而且也促使T J 单位的质量 奖惩变得有据可查。另一方面，个人质量管理档 案模块的开发也进一步提高了员工个人质量管理 意识，实现了对业务过程的跟踪管理，个人质量 档案管理的内容如下图3 所示。 r l 制造 I 懈裟原I _ 1 囡 l 蝤记录均蠢ll 1 ：= 、I 定期植畦I 圈 器 I 质量箍督 l 弋I 专嚣 【- 臣困 5 2 展人力资源的第一步，也是至关重要的一步。T J 单位每3 年都会制定本单位人力资源的发展规划， 每年都会根据事业的发展情况作相应的调整( 如 图4 ) 。借助改进后的人力资源信息管理系统，T J 单位科学地进行职位分类，按管理类、检验检测类、 其它技术类、辅助类进行岗位设置。管理类从办 事员到院长；检验检测类从检验员到首席高级检 验师设置1 4 个等级：其它技术类从技术员到一级 高工设置1 0 个等级；辅助类分内勤内务和车辆驾 驶共设置了2 5 个等级。对各个等级规定了不同类 别和不同等级岗位的任职条件和聘任办法，作为 岗位聘任前能力评价的依据。同时，对各个岗位 根据岗位任职要求、人员学历等情况分类聘用为 正式聘用人员、社会化保障人员( 含劳务派遣人员) 和退休返聘人员。如此，管理者对全院的总体情 况有了宏观的把握，优化了组织结构。截止2 0 1 0 年底，全院职工达8 0 1 人，比建院之初的2 0 0 6 年 底增长6 7 ；中高级职称人员从2 0 0 6 年底的1 9 6 人增长到3 4 0 人，增长比例1 7 3 ；硕士研究生人 数从2 0 0 6 年底的1 6 人增长到7 2 人，增长4 5 倍。 竺! ! 兰I 。竺竺兰，。! ! ! 竺! ) - 。_ _ _ _ ，日。- t 4 q q _ - 目。一，_口_q，d_hh。，-， 图4 人力资源规划流程 ( 四) 搭建知识共享平台，提高知识管理