运用过程方法提高设计和开发评审的有效性.pdf

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双月刊 / 总第 262 期65 运用过程方法提高设计和开发评审的有效性 中船重工集团公司第七一五研究所刘英华 摘 要:与产品有关的评审基本都集中在产品的设计和开发过程,基于对评审中常见问题及其产 生原因的分析,本文就如何运用过程方法提高产品设计和开发评审的有效性提出了几点措施和建议。 关键词:过程方法 设计和开发评审 有效性 1 评审的概念及评审的类型 1.1 评审的概念 根据 GB/T 19000-2008质量管理体系 基础和 术语1中 3.8.7 条的定义, “评审”是: “为确定主 题事项达到规定目标的适宜性、充分性和有效性所 进行的活动。 ” 1.2 体系范畴中评审的类型 在 GJB 9001B-2009质量管理体系要求2的 体系管理范畴中,评审主要有两类:一是与体系管 理活动有关的评审,二是与产品有关的评审。 1.2.1 体系相关评审 与体系管理活动有关的评审有:外包过程的 评审(标准第 4.1 条) 、体系文件评审(4.2.3b,含 文件适用性评审) 、管理评审(5.6) 、不合格评审 (8.5.2a,包括顾客抱怨) 、纠正措施和预防措施有效 性的评审(8.5.2f、8.5.3e) 等。 1.2.2 产品相关评审 与产品有关的评审通常有以下几种类型:产品 文件评审(4.2.3b,含文件适用性评审) 、与产品有 关的要求的评审(7.2.2,即以往通常所说的合同评 审) 、设计和开发输入评审(7.3.2) 、设计和开发评 审(7.3.4,包括可靠性、维修性、保障性、测试性、 安全性、环境适应性以及计算机软件、元器件、原 材料等专题评审) 、设计和开发更改评审(7.3.7) 、 工艺评审(7.3.8a) 、产品质量评审(7.3.8d) 、生产 和服务提供过程的评审(7.5.2a) 。 除与产品有关的要求的评审以及生产和服务提供 过程的评审外,与产品有关的其他评审活动基本都集 中在产品的设计和开发过程(包括产品试制过程) 。 2 设计评审的意义及基本要求 2.1 设计评审的意义 按照评审的定义,评审作为一项过程活动,必 须明确评审的“主题事项” 是什么,以及主题事项要 达到的“规定目标” 是什么。简单地说,就是评审的 内容和目的必须首先是清楚明确的,评审活动才会 有意义。评审的类型虽然多种多样,但是根据 GB/ T 19000-2008 标准中对评审的定义,开展评审活动的 目的、意义以及评审的程序和基本要求却是万变不离 其宗。 设计评审活动是典型的设计协调控制方法。在 GJB 9001B-2009质量管理体系要求 2 中 7.3.4 条, 明确了设计和开发评审的目的在于: a) 评价设计和 开发的结果满足要求的能力; b) 识别任何问题并提 出必要的措施。 除此之外,从质量成本控制的角度来看,质量 控制点的提前则意味着质量成本的减少和质量损失 的降低。因为随着研制阶段越往后进展,研制成本 包括质量成本的投入就会越多。因此,设计评审更 为重要的意义在于:在达到同样目的的前提下,设 计评审所产生的成本远远小于在这之后的设计验证 (如单项试验) 和设计确认(如交付时的试航试飞试 验) 所产生的成本。而且,如果由于设计评审未能 质量管理 船舶标准化与质量 质量管理 船舶标准化与质量 2016 年第 1 期 66 有效识别出设计存在的问题和错误,还会导致后续 进行设计更改时增加文件审批、实物更改乃至再次 评审、验证和确认的成本。由此可见,较设计验证、 设计确认、设计更改而言,设计评审的经济性更高。 2.2 设计评审的基本要求 对设计评审的基本要求可归纳为: 1) 在评审开始前,在产品设计和开发策划书中 做好评审时机(评审设置点) 的策划,并准备好评 审文件(包括作为评审依据的设计和开发输入文件 以及作为受评文件的设计和开发输出文件) ; 2) 在评审过程中,收集评审意见并做好相关记 录,形成评审结论; 3) 在评审结束后,归口管理部门负责组织监督 评审意见的闭环及措施的跟踪验证。 3 设计评审的常见问题及其原因分析 从参与评审的专家组成来看,设计评审应包括 项目组内部的评审(如各级设计输入的评审) ,以及 由项目组内和组外专家共同参加的评审(如正式的 转阶段评审、计划评审,在 GJB 5000A 中的同行评 审等) 两大类。由于管理体制的原因,项目组内部 的评审通常由设计师负责,通常情况下可与项目例 会等其他工作同时进行。 针对设计和开发过程中由项目设计和开发阶段 各有关的职能的代表参加的正式评审,结合设计评 审的一般现状,据分析,设计评审的常见问题及其 原因可能主要有以下几个方面: 3.1 评审内容缺乏完整性和系统性 随着经济发展提速,市场和顾客的要求越来越 高,随着产品研制周期不断缩短,以往几年甚至数 十年研制一型装备产品的时代已经无法适应经济社 会发展的要求而不复存在。多则五六年,少则两三 年,就必须完成型号装备研制任务,并形成装备生 产能力。为了适应这种要求,在产品研制过程中, 产品不同组成部分的设计开发阶段与采购阶段、试 制阶段逐渐出现了交叉并行的现象。设计成熟一部 分、设计评审一部分、投产加工一部分,逐渐成为 当前装备产品由技术设计转入试制阶段甚至延续到 首台或首批装备生产的主流模式。 以往研制周期较长时,装备产品的设计评审往 往也能够做到相对集中,即在设计和开发过程中找 到适当的时间点,针对几个分机乃至整个型号项目 集中展开设计评审。评审相对集中带来的好处是评 审内容比较全面、不容易遗漏,评审中讨论比较充 分,容易达到比较好的评审效果。 目前设计评审时,常会出现的问题有: 1) 对评审的策划不够或对评审实施时的控制不 够,导致评审时机仓促或滞后; 2) 评审准备不足,导致评审文件不齐。特别是 缺乏可对照检查的设计输入文件。有时对于分机或 设备的设计评审会演变为针对技术设计报告等几份 设计总结文件的评审; 3) 评审内容散、次数多,未识别项目内部评审 和同行评审两类特点,常出现将内部评审开成了同 行评审(如一大群人针对某一具体问题讨论具体方 案和对策) ,或者将同行评审开成了内部评审(如参 加评审的外部专家寥寥无几) 。前者带来的是质量成 本的不必要的浪费,后者带来的则是评审把关职能 的缺失。特别是在全部设计完成后缺少对照设计策 划对设计评审完成情况的评审检查,导致设计评审 工作缺乏完整性和系统性。 3.2 评审组成员专业性或专业面不够 由于资历深、经验多的技术专家工作繁忙或时 间少等原因,对评审专家的邀请有时会出现一定困 难。在相关专业或职能的专家不一定能够全部到场 的情况下,有时候来几个人算几个人、把评审会议 开完的情况也时常发生,评审讨论不够充分,评审 意见寥寥无几,显得评审有些走过场。 此外,按照 GJB 9001B-2009质量管理体系要 求2中 7.3.4 条的要求, “评审的参加者应包括与 所评审的设计和开发阶段有关的职能的代表” ,但是 在实际评审中相关职能代表,例如采购、工艺、生 产、维修服务等相关代表能够参与设计评审的情况 是比较少的。原本在将设计图纸实施加工转化为实 物之前,开展设计评审是很好的识别问题、提出措 双月刊 / 总第 262 期67 施、释放风险的机会,但是如果参加评审的人员专 业面不够、相关职能代表未能参与,在一定程度上 会使设计评审的效果打折扣。 3.3 评审的后续跟踪验证工作存在欠缺 据统计,在某单位五年间进行的 24 次质量管理 体系内审和外审所发现的 1 137 个不符合项及问题项 中,涉及 7.3 设计和开发过程的占总数 28.5%,其中 涉及 7.3.4 设计和开发评审的占设计和开发过程问题 数的 19.8%,而且涉及 7.3.4 的问题几乎都是看似简 单但却经常出现的“评审意见未闭环” 。评审组织部 门(人员)工作不够细致、验证不到位,造成评审 后对评审意见的后续跟踪验证工作存在一定的欠缺。 4 运用过程方法提高设计评审有效性 当对一个研制项目(产品)的评审进行策划, 确定该在什么时机、以什么级别、由哪些人参加、 对哪一部分设计内容来进行评审,并且考察评审效 果如何的时候,实际上我们已经在应用“过程方法” 了。在应用过程方法时,我们应该重点关注事先确 定的目标的达成程度,以及这样的评审是否为设计 过程的绩效产生了增值。 根据 GB/T 19000-2008质量管理体系 基础和 术语1中 3.2.14 条的定义, “有效性” 是: “完成策 划的活动并达到策划的结果的程度。 ” 识别出设计评 审存在的主要问题及其原因之后,应当采取相应的 对策,以提高设计评审的有效性。 4.1 组建本单位的设计评审专家组设计评审的 顶层策划 选择具有适当专业能力、资历和经验的人员, 这其中也应该包括在有关职能部门选择熟悉相关业 务的适当代表,组建本单位的设计评审专家组,将 评审专家相对固定在一定的群体,但也需实施动态 管理。应采取适当方式、制定必要的制度,明确和 稳定专家组成员参加评审的责任、义务并鼓励其参 加评审的积极性,例如给予相应的评审专家津贴, 同时也规定其应参加完成的评审次数,并且对专家 在评审中发挥的作用和做出的贡献进行适当评价等。 充分利用参与评审者的知识、技能和经验,并 且借鉴类似产品的设计和试验中取得的已有经验和 教训,从而识别出当前被评审的设计中所存在的问 题并提出改进的建议,这应当成为评审的目标,而 不是将一张评审签到表和一段套用了格式的评审结 论作为评审成果来呈现。 此外,评审专家相对固定,也有利于增强专家 的评审能力,并且提高对类似产品、类似技术设计 的问题识别能力,增强类似产品、类似技术设计之 间的经验互通,以减少设计损失。 4.2 把设计评审的策划落到实处设计评审的具 体策划 如果对 GJB 9001B-2009质量管理体系要求 2 中 7.3.4 条的要求进行消化理解,对设计评审的策划 主要有三个方面的要求:一是“应依据所策划的安 排” 进行评审;二是“在适宜的阶段” 进行评审;三 是对设计和开发进行“系统的评审” 。对设计评审的 策划主要有两个方面的内容:一是对评审时机和次 数的策划;二是对评审形式的策划。 4.2.1 对评审时机和次数的策划 在策划确定设计评审的时机和次数时,通常需 要考虑的因素有: 1) 设计过程的阶段划分。例如:在转阶段时通 常需要安排设计评审,作为对是否具备转阶段条件 的判定; 2) 设计的复杂程度。例如:一个简单的设计可 能只需要进行一次评审,而比较复杂的设计可能就 需要在不同阶段进行多次评审才能有助于确定最终 的设计状态; 3) 对于设计的重要性,以及在设计中出现差错 的可能性、发现差错的及时性、差错会导致的结果 等风险的预估结果。例如:对于重要的且不易及时 发现差错的设计,或者不及时发现就可能会导致严 重后果的设计,在策划评审次数时可能就需要考虑 缩短评审时机或提高评审频次,以便加强对设计质 量的控制。 4.2.2 对评审形式的策划 评审的形式可以根据具体情况而定,可以是会 刘英华 运用过程方法提高设计和开发评审的有效性 质量管理 船舶标准化与质量 2016 年第 1 期 68 议、会签、分级审查、同行评审等。简单的项目可 能只请一个有能力的人评审把关就可以了,对于功 能复杂的大型项目其设计则可能需要组织一个专家 团队甚至邀请行业内的所外专家参与进行详细的会 议评审。 应按照技术设计的成熟度对设计评审的形式 (是会议评审或是文件审签) 并按照技术设计的重要 程度对设计评审的级别(是所级评审或是室级评审) 事先予以策划、规定、明确。会议评审和所级评审 相对而言评审组成员范围更广、专业性更强、人数 更多,有利于评审中带入更多的设计经验,同时也 有利于识别出更多的问题,但是评审成本相对较高。 4.3 做好设计评审的组织工作设计评审的过程 实施 4.3.1 按策划实施设计评审 设计评审是允许分阶段、分多次进行的,但同 时也应该是按照策划的结果在相应的时机进行的。 具体实施时由于客观条件的变化,可以对评审时间 做出适当
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